Desain Kop Surat dan Amplop sebagai Identitas Perusahaan

Pernahkah kamu memperhatikan desain kop surat dan amplop dari suatu perusahaan? Kamu perlu tahu kalau desain keduanya harus mampu mengekspresikan identitas atau karakter perusahaan.

Cukup melalui kop surat (letterhead) dan amplop (envelope) perusahaan sudah bisa memperkenalkan diri sekaligus melakukan promosi. Dalam bisnis, branding memang bisa dilakukan melalui berbagai hal.

Selain itu, di masa sekarang semua perusahaan perlu memikirkan branding secara tepat supaya bisa bersaing dalam dunia bisnis. Jadi tidak heran kalau kop surat dan amplop punya peran penting di sini.

Elemen dalam Kop Surat Perusahaan

Kop surat ialah bagian teratas pada surat resmi yang penting dalam urusan bisnis. Selain menjadi representasi fisik perusahaan, fungsi lainnya ialah sebagai bagian dari komunikasi penjualan dan pemasaran.

Oleh karena itu, desain kop surat pada setiap perusahaan pasti berbeda. Kalau desainnya dibuat dengan baik, maka bisa menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme.

Suratnya sendiri bisa dipakai untuk beragam keperluan. Terutama terkait urusan atau kepentingan resmi dengan pihak lain, seperti karyawan, pelanggan dan lain sebagainya.

Lantas, seperti apa contoh penerapannya? Misalnya saja berupa pemberitahuan publik, faktur kepada pelanggan, penawaran kerja bagi calon karyawan, pengantar proposal, rapat internal dan lain sebagainya.

Biasanya, desain kop surat dilengkapi dengan amplop. Tujuan penggunaannya ialah untuk menyimpan dokumen dan melindungi kerahasiaannya dari pihak lain yang tidak berkepentingan.

Amplop juga mampu menghadirkan citra profesional dan resmi dari perusahaan. Jadi, pihak yang menerima dokumen di dalamnya bisa mengenali perusahaannya dengan mudah.

Karena penggunaan amplop sudah ada sejak zaman dahulu, tentu kebiasaan tersebut masih dipertahankan sampai sekarang. Akan dianggap kurang sopan jika mengirimkan dokumen penting dan berharga tanpa ada amplopnya.

Lantas, apa saja elemen yang ada pada kop surat? Berikut ini beberapa elemen yang diperlu dimasukkan dalam kop surat oleh perusahaan secara tepat.

1. Nama
2. Logo
3. Alamat
4. Nomor telepon, fax, email dan website
5. Slogan dan bidang usaha bisa dijadikan sebagai elemen tambahan

Desain Kop Surat dan Amplop Memengaruhi Opini Pembaca

Tidak jauh berbeda dengan kartu nama, kop surat dan amplop bisa mempengaruhi opini pembacanya. Coba saja kamu samakan dengan pemilihan baju yang dikenakan. Saat akan memilih baju tentu menyesuaikan acara yang akan dihadiri.

Berdasarkan dari apa yang dikenakan, orang lain akan menilai pantas atau tidaknya baju tersebut. Jadi, meskipun tidak menyerahkan kartu identitas, orang lain sudah bisa menebak identitas berdasarkan bajunya.

Lantas, seperti apa opini yang biasanya ingin didapatkan oleh perusahaan? Salah satunya adalah kesan profesional. Tentu, perusahaan ingin desain kop surat bisa memberikan kesan profesional bagi pembaca suratnya.

Kesan profesional biasanya bisa didapatkan cukup dengan logo yang tercetak. Logo tersebut juga sudah bisa menumbuhkan rasa percaya diri, terutama jika logonya unik dan menarik jadi ada kesan mendalam yang dirasakan pembaca suratnya.

Tahukah kamu kalau logo yang tercetak juga bisa membantu branding perusahaan? Desain kop surat yang memuat logo bisa membentuk opini pembacanya supaya berkenan melihat dan mengingat nama perusahaan.

Kalau pembaca suratnya mau melihat dan mengingat nama perusahaannya, tentu akan sangat membantu menaikkan citra perusahaan. Jadi, jangan menganggap kop surat sebatas informasi singkat.

Karena besarnya pengaruh kop surat dan amplop terhadap opini pembaca, jangan sampai mengabaikan desain logo perusahaan. Pastikan untuk membuat logo yang menarik, dinamis dan eye-catching.

Selain logo, perhatikan juga jenis kertas surat supaya turut menumbuhkan opini positif. Kalau memperhatikan berbagai hal penting ini, nantinya citra atau branding perusahaan bisa melekat di benak pembaca suratnya.

Branding sendiri merupakan hal yang terus menerus perlu diterapkan oleh perusahaan. Termasuk melalui hal yang tampak sederhana seperti kop surat dan amplop.

Desain Kop Surat dan Amplop Mengekspresikan Identitas Perusahaan

Kop surat dan amplop wajib bisa mengekspresikan identitas perusahaan. Keduanya adalah representasi dari perusahaan dan dapat dianggap sebagai dokumen resmi. Lalu, karena keduanya saling berpasangan, maka desainnya harus serupa.

Biasanya desainnya memuat warna, huruf, garis dan image yang sama. Sebagai identitas perusahaan, desainnya juga perlu dibuat semenarik mungkin. Jadi bisa sekaligus menarik perhatian pembacanya.

Lantas, bagaimana tampilan bisa menarik perhatian pembaca? Biasanya tampilan dibuat lebih mencolok dari segi warna maupun bentuknya. Bisa juga tampilan dibuat eksklusif jadi terkesan elegan.

Misalnya saja menggunakan teknik kertas timbul atau embos, dilapisi warna emas dan lain sebagainya. Jadi, memang banyak hal perlu dipertimbangkan saat membuat desainnya.

Sebelumnya, bagaimana sebuah kop surat bisa mengekspresikan identitas perusahaan? Identitas ini bisa ditunjukkan melalui informasi yang disematkan. Mulai dari nama, alamat, nomor telepon, fax, hingga website perusahaan.

Melalui beragai informasi dari desain kop surat, tentu pembaca bisa mengenali identitas perusahaannya. Pembaca juga dimudahkan ketika ingin menghubungi perusahaan.

Kemudian, kop surat dan amplop bisa menunjukkan sisi resmi dari logo yang tersemat. Ketika pembaca melihat logo pada surat maupun amplopnya, akan langsung paham bahwa dokumen tersebut resmi dari perusahaan.

Selain itu, pembaca juga bisa menganggap perusahaan cukup kredibel. Jadi, bisa yakin kalau perusahaan sungguh-sungguh berupaya dalam membangun citra bisnis.

Karena desain kop surat dan amplop mampu mengekspresikan identitas perusahaan dengan baik, tidak heran banyak perusahaan yang memanfaatkannya sebagai sarana branding. Kamu sendiri juga bisa memanfaatkannya untuk mengembangkan bisnis.

Tips Membuat Desain untuk Kop Surat dan Amplop

Sebenarnya tidak ada rumus pasti tentang bagaimana membuat desain pada kop surat dan amplop yang efektif untuk perusahaan. Akan tetapi, pembuatan desain keduanya perlu mempertimbangkan reaksi pembaca.

Bukan hanya itu, kamu juga perlu mempertimbangkan bahan kertas untuk menunjukkan perusahaan sudah established atau belum. Mirip dengan mempertimbangkan bahan baju yang akan menunjukkan kualitas baju ketika dikenakan.

Karena, desain saja tidak cukup untuk memberikan kesan terbaik pada pembaca. Jadi, bahan kertas tidak boleh dipilih dengan sembarangan. Pastikan desain dan bahan kertas dipertimbangkan dengan matang.

Walaupun sebenarnya tidak ada rumus pasti, kamu masih bisa menerapkan tips membuat desain kop surat dan amplop di bawah ini. Jadi, bisa menghasilkan desain terbaik untuk perusahaan.

1. Memasukkan semua elemen seperti nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, fax, email hingga website
2. Memilih jenis huruf sesuai dengan image perusahaan, namun pastikan kesannya sederhana. Kamu boleh mempertimbangkan dua jenis huruf dengan variasi tebal-tipis, ukuran dan spasi guna meningkatkan estetika
3. Tekankan logo dan nama perusahaan sebagai titik pandang utama
4. Jangan menerapkan layout yang berdesakan, sebab ruang kosong di sekitar nama perusahaan justru bisa memudahkan pembaca
5. Memilih warna secara selektif untuk menonjolkan informasi penting. Kalau semua elemen memakai warna berbeda, fokus pembaca bisa terpecah
6. Memastikan seluruh teks ada di posisi yang tidak mengganggu isi surat. Misalnya saja posisinya di bagian atas, bawah, maupun samping luar isi surat

Ketika masuk dalam dunia bisnis, kop surat dan amplop adalah hal penting yang perlu diperhatikan untuk meningkatkan citra merek perusahaan. Jadi tidak heran kalau desain kop surat dan amplop perlu dibuat dengan baik.